Compromiso

El programa y quién responde por él

El Programa aplica a todos los socios, representantes legales, trabajadores, prestadores de servicios y colaboradores de la Empresa, permanentes u ocasionales, en toda su actividad comercial y especialmente en la participación en licitaciones públicas, convenios marco, compras ágiles y tratos directos, y en la ejecución de contratos con el Estado.

Su cumplimiento está a cargo de un Encargado de Cumplimiento, rol que —por el tamaño de la Empresa, que es microempresa— ejerce el representante legal, con el deber expreso de abstenerse en los casos que lo involucren. Entre sus funciones están difundir el Programa y capacitar al menos una vez al año, recibir y gestionar denuncias, autorizar situaciones de potencial conflicto de interés y proponer actualizaciones, con revisión mínima anual.

El documento íntegro, con su acta de difusión firmada, se entrega a solicitud de cualquier organismo comprador.

Marco normativo

El Programa se construyó sobre las normas que efectivamente rigen a un proveedor del Estado en Chile:

• Ley N° 19.886, de bases sobre contratos administrativos de suministro y prestación de servicios, y su reglamento.
• Ley N° 20.393, sobre responsabilidad penal de las personas jurídicas.
• Ley N° 21.595, de delitos económicos.
• Ley N° 20.730, que regula el lobby y las gestiones que representen intereses particulares.
• Código Penal, Título V del Libro Segundo, sobre cohecho y delitos funcionarios.
• Ley N° 19.628 y Ley N° 21.719, sobre protección de datos personales.
• Los pactos de integridad contenidos en las bases de cada proceso en que la Empresa participe.

Lo que no hacemos

Queda estrictamente prohibido a toda persona sujeta al Programa:

1. Cohecho y soborno. Ofrecer, prometer o entregar, directa o indirectamente, dinero, regalos, hospitalidades u otros beneficios a funcionarios públicos —chilenos o extranjeros— o a particulares, para obtener una ventaja indebida en un proceso de compra, evaluación, adjudicación, recepción conforme o pago.
2. Fraude y falsedad documental. Presentar información falsa, adulterada o engañosa en ofertas, anexos, declaraciones juradas, acreditaciones de experiencia, facturas o certificados.
3. Colusión. Acordar con otros oferentes precios, condiciones, abstenciones o cualquier coordinación que afecte la libre competencia.
4. Tráfico de influencias y conflictos de interés. Usar relaciones personales o de parentesco con funcionarios para influir en decisiones de contratación, o participar en un proceso con un conflicto de interés sin declararlo previamente.
5. Lavado de activos y receptación.
6. Uso de información privilegiada de un proceso de compra obtenida por vía no oficial.
7. Pagos de facilitación para «agilizar» trámites, inspecciones, recepciones o pagos de organismos públicos.
8. Infringir el pacto de integridad de las bases de un proceso en que la Empresa participe.

El incumplimiento constituye infracción grave a las obligaciones contractuales o laborales, y puede derivar en amonestación escrita, término del contrato conforme a la ley y denuncia a la autoridad competente cuando los hechos revistan carácter de delito.

Regalos y hospitalidades

• No se ofrecen regalos, invitaciones ni atenciones de ningún valor a funcionarios públicos con los que la Empresa tenga o pueda tener relación comercial. No hay un monto mínimo tolerado: el umbral es cero.
• Entre privados solo se aceptan u ofrecen cortesías de valor simbólico, con tope de 1 UF, nunca en efectivo y nunca condicionadas a una decisión comercial.
• Las donaciones o aportes requieren aprobación escrita del representante legal y no pueden dirigirse a entidades vinculadas a decisiones de contratación pública que afecten a la Empresa.

Cómo actuamos en Mercado Público

En su actuación ante el Sistema de Compras Públicas, la Empresa se obliga a:

• Mantener información veraz y actualizada en el Registro de Proveedores.
• Presentar ofertas serias, con precios y condiciones que puede cumplir. No se oferta un precio que obligue después a discutir el alcance.
• No contactar a integrantes de comisiones evaluadoras durante un proceso, ni realizar gestiones fuera de los canales oficiales: el foro de preguntas y el sistema de información.
• Canalizar reuniones con autoridades y funcionarios conforme a la Ley N° 20.730, cuando corresponda.
• Cumplir íntegramente los contratos adjudicados y las condiciones ofertadas.

Canal de denuncias

Si la denuncia involucra al Encargado de Cumplimiento, este debe abstenerse de conocerla, y la Empresa deriva su conocimiento a un tercero independiente.

Los datos son del cliente

Todo lo que un cliente carga en un sistema nuestro —artículos, movimientos, fichas, registros de operativos, historia— es suyo. MADYS lo procesa por su cuenta y siguiendo sus instrucciones, y no adquiere ningún derecho sobre esa información por el hecho de alojarla o de haber construido el sistema que la contiene.

Esto se traduce en algo concreto: el cliente puede pedir una copia completa de sus datos en cualquier momento, no solo al terminar, y obtenerla en formato abierto y legible por máquina, sin costo adicional y sin tener que explicar para qué.

Salir sin castigo

Un proveedor de software tiene siempre la tentación de hacer que irse cueste caro. Preferimos decir de antemano que aquí no ocurre.

Lo que no hacemos con sus datos

• No los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial, ni propios ni de terceros. Cuando un sistema nuestro usa un modelo de lenguaje —como el panel corporativo, al que se le pregunta en español— el modelo no calcula ni aprende: recibe el resultado de las mismas consultas que dibujan el panel y lo cita indicando su procedencia.
• No los usamos para otro cliente, ni siquiera de forma agregada o anonimizada, salvo autorización escrita y específica.
• No los vendemos ni los cedemos con fines comerciales.
• No mezclamos los datos de un cliente con los de otro, ni en operación ni en respaldos.
• No incorporamos un subencargado nuevo sin informarlo antes al cliente. La nómina vigente está publicada en la Política de privacidad.

Seguridad, en una línea

Cifrado en tránsito en todo el tráfico; cifrado en reposo campo por campo con AES-256-GCM en los datos clínicos; registro de auditoría que solo admite inserciones, con actor, rol, acción, dirección IP y fecha; control de acceso por rol verificado en cada operación y no solo al iniciar sesión; respaldo continuo de las bases de datos con recuperación a un punto en el tiempo.

El detalle está en la sección de seguridad de la Política de privacidad, y ahí también está lo que hacemos si algo falla.

Tiempos de respuesta

Plazos de referencia para el soporte de un sistema en producción, en días y horas hábiles, de lunes a viernes entre las 09:00 y las 18:00, hora de Chile continental:

Primera respuesta significa que una persona responde con un diagnóstico o un plan, no que el problema esté resuelto: el tiempo de solución depende de la falla y se informa en esa primera respuesta.

Si el contrato o las bases de una licitación fijan plazos distintos, mandan esos, conforme al orden de prelación de los Términos y condiciones.

Si MADYS no estuviera

Es una pregunta legítima frente a una empresa pequeña, y merece una respuesta y no un silencio.

Los sistemas que construimos corren sobre infraestructura estándar y contratada a nombre del cliente cuando él lo prefiere; no dependen de equipos ni de servicios exclusivos nuestros. Los datos están siempre disponibles para su descarga, en los términos de la sección 8, de modo que la información no queda cautiva aunque la empresa desaparezca.

Respecto del código fuente y su depósito o entrega a un tercero de confianza, es una condición que se pacta en el contrato. No la afirmamos aquí como si estuviera resuelta por defecto: cuando un proyecto lo requiere, se escribe, se firma y se cumple.

Cómo se reclama un incumplimiento

Si MADYS no cumple algo de este documento, escriba a soporte@madys.cl señalando qué sección y qué ocurrió. Se responde dentro de 10 días hábiles, por escrito, diciendo si el reclamo se acoge y qué se va a hacer.

Tratándose de un contrato con un organismo del Estado, esto no reemplaza ni limita los mecanismos de reclamo, multa y término anticipado que establezcan las bases, el contrato y la normativa de compras públicas, que se aplican con preferencia.

Tratándose de datos personales, la vía es privacidad@madys.cl y el procedimiento está en la Política de privacidad, incluida la posibilidad de reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales.